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手机mg娱乐娱城官网mg娱乐官网公文处理办法

更新时间:2012-11-22 17:49:12 | 来源:人文新闻中心 | 作者:院长办公室 | 点击数:2,334

手机mg娱乐娱城官网mg娱乐官网公文处理办法

促进我院公文处理的规范化、制度化、科学化,根据中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》(中办发〔199614号及国务院《国家行政机关公文处理办法》(国发〔200023号、《国家行政机关公文格式》等有关规定,结合我实际,制定本办法

第一条  公文的性质与基本要求

    一、院行政公文是行政在管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书,是贯彻党的方针、政策,围绕学中心工作,执行学指示,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。认真做好公文处理工作,是加强管理,提高工作质量和效率的重要环节之一。因此,全上下必须重视公文处理工作。

    公文处理指公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列相互关联、衔接有序的工作。

 、院长办公室、党群办公室是公文处理的管理机构,主管并负责指导学院的公文处理工作。 

 四、公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

    五、各部门在公文处理工作中,应严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定,确保国家秘密的安全。

  公文的种类

经常使用的公文种类主要有以下几种:

    一、决定、决议、规定、意见

1.决定:适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩各部门及人员等事项的决定。

2.决议:经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项。

3.规定:对某项工作、某个问题做出一定限制和约束,要求所属单位或群众遵照办理的。

4.意见:适用于本院对重要问题提出见解和处理办法。
    、通知、通报、通告

1.通知:适用于发布规章制度、任免干部、传达上级指示、转发上级机关和不相隶属关系机关的公文、批转下级机关的公文、要求下级单位、部门办理或周知的事项。

2.通报:表彰先进、批评错误,传达重要精神,交待重要情况。

3.通告:在一定范围内公布应当遵守或者需要知道的事项。
     三、请示、报告、函、批复

1.请示:适用于向上级机关请求指示、批准。
      2. 报告:适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问。
    3.函:适用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向不相隶属关系的有关主管部门请求批准等。
      4.批复:答复下级请示。

   四、会议纪要:适用于院记载、传达会议主要精神和议定事项。

      公文格式和一般标准

公文格式的要求

1.公文(指校内外正式发文)一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期、印发份数等部分组成。

2.发文单位标识应当写全称或者规范化简称。联合发文,主办单位排列在前。
      3.发文字号应当包括发文机关代字、年份、顺序号,三者缺一不可。联合行文,只标明主办单位发文字号。各发文单位的代字根据学统一规定。
     4.上行文应当在首页注明签发人、会签人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
      5.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,并标明公文种类。一般由发文机关、事由、文种三部分组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
      6.主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。
      7.公文如有附件,应当在正文之后,成文时间之前注明附件顺序和名称。
     8.公文除“会议纪要”外,应当加盖印章。联合上报的文件,由主办单位加盖印章;联合下发的文件,联合发文单位都应加盖印章。
      9.成文时间,以领导签发的时间为准;联合行文的,以最后签发领导人的签发日期为准。
      10.公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
      11.公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
      12.抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。

公文常用标准
      1.用纸幅面:A4纸(长297mm,宽210mm)。
      2.发文字号:发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。三号仿宋体,居中排布;年份、序号用阿拉伯数;年份应用全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即不编为001),不加“第”字。

学院的发文字号大体有以下几种:

  (1)人文院字”一般用于学传达贯彻上级的指示和决定,颁发政策性文件,对重要问题提出见解和处理办法,对全校性重要工作进行部署时行文。
    (2)人文院教字”一般用于教研教改立项、教学成果表彰、重点(优秀)课程确定、教研室主任任免、学生学籍异动等方面的行文。
    (3)人文院学字”一般用于学生奖学金评定、学生违纪处分、优秀毕业生表彰等方面的行文。
    (4)人文院函字”一般用于学与同级单位或外不相隶属单位商洽工作、询问和答复问题时行文。
    (5)人文院办字”一般用于以院长办公室名义下发或转发的学校有关工作意见或通知时行文。

  (6)人文院党字”一般用于学校党委传达上级精神、任免中层干部、部署党务工作、通报党内情况、作出党内奖惩决定时行文。
   (7)人文院党办字”一般用于以党办公室名义下发学院党群办或同级部门有关工作意见或通知时行文。

  (8)人文院工字”一般用于院工会公文。

  (9)人文院团字”一般用于院团委公文。

院内其它教学单位和职能部门原则上不得以学院名义印发公文。

    3.签发人。校内下发的下行文可不标识签发人,向外上报的上行公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用三号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用三号楷体字标识签发人姓名。

     4.公文标题:标宋,居中。可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
      5.主送单位:标题下空一行,号仿宋,左侧顶格,回行时仍顶格。
      6.正文:主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格,号仿宋,数字、年份不能回行。
     7.附件:公文如有附件,在正文下空一行,左空2字,三号仿宋,后标全角冒号和名称。附件如有序号,使用阿拉伯数字如“附件:1.×××),附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号,附件的序号和名称前后标识应一致。

 8.成文时间:除会议纪要外,公文应标注成文日期。成文日期上距正文两行,右空4字,三号仿宋,用汉字将年、月、日标全,零写为“”。
      9.附注:公文如有附注,号仿宋,居左空2加圆括号标识在成文时间的下一行。附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明,如“(此件可登报)”等,不是对公文内容作出解释或注释。 

 10.印章。公文除会议纪要外,纸质公文应当加盖印章,联合行文,联合发文机关均应加盖印章。     

11.主题词:号黑体,居左顶格,后标全角冒号;词目标宋;词目之间空1字。
      12.抄送:主题词下一行,左空1字,号仿宋后标全角冒号;抄送单位间用顿号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送单位后标句号。
      13.印发单位与印发时间:位于抄送单位之下(无抄送机关在主题词之下)占一行位置,号仿宋;印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数标识。

第四条  发文办理

发文办理指以本单位名义制发公文的过程,一般包括拟稿、审核、签发、登记、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁等程序。
   一公文起草

1.起草公文应做到:

(1)符合党的教育路线、方针、政策和国家的法律法规以及学的指示,全面、准确地反映客观实际情况,体现院发文意图,提出的政策、措施切实可行。

(2)观点明确,条理清楚,内容充实,结构严谨,表述准确。

(3)开门见山,字词规范,文字精练,用语准确,篇幅简短,标点正确。

(4)人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文先引标题,后引发文字号引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。

(5)文种格式使用正确。根据行文目的、发文机关的职权和与主送单位的行文关系确定。

(6)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

(7)公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案,计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。

(8)文内使用非规范化简称,应先用全称并注明简称。

(9)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应使用阿拉伯数字。

  10当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,使印章与正文同处一面,除特殊情况外,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

  (11)草拟、修改和签发公文,用笔用墨必须符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。

2.起草重要公文应当由院领导亲自动手或亲自主持、指导,进行调查研究和充分论证,征求意见。

 公文校核

1.公文文稿送领导审批之前,院办公室应进行校核。校核的基本任务是协助领导保证公文的质量。公文校核的内容有以下几点:

(1)报批程序是否符合规定;

(2)是否确需行文;

(3)内容是否符合党的教育路线、方针、政策和国家的法律法规以及学的指示精神,是否完整、准确地体现院发文意图,并同现行有关公文相衔接;

(4)涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致的意见;

(5)所提措施和办法是否切实可行;

(6)人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当。汉字、标点符号、计量单位、数字用法及文种使用、公文格式是否符合本规定。

2.文稿如需做较大修改,应当与原起草部门协商或请其修改。

3.领导已经审批过的文稿,在印发之前应进行复核。重点是:审批、签发手续是否完整,附件材料是否齐全,格式是否统一。经校核如需做涉及内容的实质性修改,需报原审批领导复审。

4.以学党委、行政和党办公室、院长办公室名义制发的文件,拟稿单位应填写好“手机mg娱乐娱城官网mg娱乐官网发文稿纸”中的“拟稿单位、拟稿人、核稿人、签发”等栏目内容。行文内容涉及两个以上部门职权范围的,必须履行会签手续。文稿审核签字后交院长办公室或党群办公室,安排编号、登记、校对、打印等工作。

    公文签发

1.公文需经院主管领导审批签发。联合发文,须经相关领导会签。领导签发公文,应当明确签署意见,并写上姓名、时间。若圈阅,应当视为同意。

2.行政方面的公文,由院长签发;党委方面的公文,由党委书记签发。一般文件可由管领导的副书记、副院长签发。

    四、公文编号

以学党委、行政和党办公室、院长办公室名义发文,均由党群办公室、院长办公室分别编号。
    五、公文付印

以学党委、行政或党办公室、院长办公室名义制发的文件,拟稿单位应先在本部门用电脑打好存盘,将电子文稿内容拷贝交党群办公室院长办公室存档。文件要求格式规范,字迹清晰,版面美观。

    六、公文盖章

党委和行政的文件分别盖“中共手机mg娱乐娱城官网人文科技学院委员会”和“手机mg娱乐娱城官网人文科技学院”印章;党办公室和院长办公室文件分别盖“中共手机mg娱乐娱城官网人文科技学院委员会党群办公室”和“手机mg娱乐娱城官网人文科技学院院长办公室”印章。 
     七、公文发送

经学领导审定批准可以上网的普发性文件,一般在学院收发文系统上发送;会议纪要mg娱乐官网学生处分文件以及部分极为重要的文件不网上发送。纸质文件由院长办公室或党群办公室负责发送,并登记备查。所有公文留底稿和打印件存档

    各科室、各学部签收公文负责人每天上班时必须打开电脑,并登录学院收发文系统签收文件,及时收阅网上公文并进行必要的处理,使学院的各项工作部署得到贯彻落实。对不及时收阅公文而贻误工作的,学院将进行通报批评;造成不良后果的,将追究有关人员的责任。

八、发文事项

    1.各类行政公文的校对和分发,由院长办公室负责;党委公文的校对和分发,由党群办公室负责。

    2.报送学的各类公文,均由院长办公室办公室统一签收。未经主要负责人签发或未经协商的上报公文,院长办公室办公室不予受理,并告知发文单位按规定重新上报。

3.请示中有涉及其他职能部门职责的事项,主办单位须事先与相应的职能部门协商和沟通,并经有关部门负责人会签后上报。

4.各处(室)、各学部需要请示学或需要学转报上级部门批准的事项,应当抓紧做好前期工作,并及时上报,给学留出研究、决策的时间:一般事项不得少于周,紧急事项不得少于个工作日;特别紧急的事项,需要在个工作日以内批复的,除突发事件外,必须在文中说明紧急原因及在本部门的办理过程。
    第五  收文办理

    收文办理是收到文件的办理过程,一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。 

需要办理的公文,应及时提出拟办意见送学院领导批示,紧急公文,应当提出办理时限。
      、学院接到承办公文后,应当抓紧办理,不得延误、推诿。对领导批办的公文,要认真搞好催、查、办。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的,应当立即退回交办的部门并说明理由。

凡需要有关单位(部门)会签的公文,承办单位要主动会签。上报的公文,如有关方面意见不一致,应当如实反映。
      送领导批示或者交有关单位(部门)办理的公文,学院办公室负责催办、查办。对下发的重要公文,应当及时了解和反馈执行情况。

    六、有关领导和工作人员出差开会带回的上级组织和上级有关部门编有发文字号的文件,也先交院长办公室办公室按收文程序办理。
      七、传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全。利用计算机、传真机传输秘密公文,必须采用加密装置。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。

第六条  公文归档整合和销毁

一、公文应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷,纸质与电子文件一同归档,于12月31日前移交给秘书科,然后交至学院图书馆存放
    从利用角度整合收文如下:

    上级文件、学院文件、党委文件、各种会议纪要、院办文件、党群办文件、处发文件(职能部门)、团委、各学部文件、教学文件、科研文件、财务文件等其它文件。
     二、销毁

没有归档和保存价值的公文,经过鉴定和主管领导人批准,可以定期销毁。销毁秘密公文,应当进行登记,并由两人监销,保证不丢失,不漏销。

                                 手机mg娱乐娱城官网mg娱乐官网

                                   二○一二年十一月七日





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